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Les titres · Le fabricant et sa force de vente

Assistant d’administration commerciale (TPE/PME)

titre certifié · RNCP38625 · niveau 4

Le stagiaire assiste la petite équipe de l’atelier de marquage : il établit devis et documents de vente, vérifie les stocks, relance les clients et tient les fichiers à jour.

  • L’Atelier Flocage de la Barse : devis, commandes, relances
  • 3 blocs de compétences
  • Environ 450 h : toute la formation
Voir une démonstration Deux dossiers Le référentiel

Deux dossiers en exemple

Une vraie situation, une personne qui attend une réponse.

Chaque dossier part d’un fait daté, remet au stagiaire les pièces qu’il aurait en poste, et se termine par un document de travail, rattaché à un bloc et à ses compétences.

Dossier 1 · Bloc 1 · Niveau 2 sur 5

Établir le devis des 240 tabliers et dire la date de livraison tenable

Le fait
9 septembre : un restaurateur veut 240 tabliers brodés pour l’ouverture de son troisième établissement, le 3 octobre. Le gérant a négocié les conditions par téléphone, rien n’est saisi, et le stock de tabliers vierges compte 150 pièces.
La demande
Coralie Dambrevil, chargée des devis et des bons à tirer, Atelier Flocage de la Barse. Établir le devis, vérifier le stock et le réapprovisionnement, puis confirmer par écrit au client la date de livraison tenable.
Ses pièces
Notes du gérant : quantités, conditions négociées, date voulue ; fiches du client et du produit dans le logiciel de gestion commerciale ; tarif de l’atelier : textile, broderie, paliers de quantité ; état du stock de textile vierge et délai annoncé par le fournisseur ; planning de charge de la broderie sur quatre semaines.
Le livrable
Devis établi et courriel confirmant au client la date de livraison.
Le titre
Bloc 1, « Assister l’équipe commerciale à la réalisation de la chaîne commerciale de la TPE/PME ». Compétence principale : « Rassembler les informations relatives au client et aux produits ainsi que les données négociées par le commercial (prix, conditions de paiement, etc.) dans le logiciel de gestion commerciale pour établir le devis ». Aussi : « Vérifier la disponibilité des produits à l’aide de l’outil de gestion des stocks de l’entreprise et de ses consignes d’approvisionnement pour déterminer les délais de livraison et les éventuels besoins en approvisionnement ».
Le temps
1 h 30, publiée avant le dossier, créditée à la validation.
Dossier 2 · Bloc 2 · Niveau 2 sur 5

Relancer les 17 bons à tirer sans réponse avant le planning de rentrée

Le fait
21 août : 17 bons à tirer envoyés depuis le début du mois restent sans réponse. Sans signature avant le 28, ces commandes sortent du planning de rentrée ; 5 d’entre elles attendent aussi leur acompte.
La demande
Loïc Tavernel, gérant fondateur de l’atelier de flocage, Atelier Flocage de la Barse. Relancer chaque client par le bon canal, avec un message adapté à son cas, et dire le 28 quelles commandes partent en production.
Ses pièces
Liste des 17 bons à tirer en attente : date d’envoi, contact, quantité ; planning de production de la rentrée ; état des acomptes reçus et attendus ; modèles de courriels de l’atelier.
Le livrable
Messages de relance types par situation et tableau de suivi des réponses.
Le titre
Bloc 2, « Assister les services périphériques à la fonction commerciale de la TPE/PME dans leur quotidien ». Compétence principale : « Procéder à des relances (client, prospect, etc.) en préparant les messages et supports types adaptés aux différentes situations pour traiter notamment les cas d’absence de réponse, d’impayés ou de pièces manquantes ».
Le temps
1 h 15, publiée avant le dossier, créditée à la validation.

Le référentiel

Aligné sur les 3 blocs du titre.

Les blocs et leurs compétences, avec leurs libellés officiels. Chaque dossier dit le bloc et les compétences qu’il fait travailler ; une personne valide toujours chaque copie.

  • Bloc 1

    Assister l’équipe commerciale à la réalisation de la chaîne commerciale de la TPE/PME

    Ses 6 compétences
    1. Rassembler les informations relatives au client et aux produits ainsi que les données négociées par le commercial (prix, conditions de paiement, etc.) dans le logiciel de gestion commerciale pour établir le devis
    2. Générer les documents commerciaux (bon de commande, bon de livraison, facture) selon l’étape de réalisation de la vente en saisissant les données client dans le logiciel de gestion commerciale pour les transmettre au client
    3. Vérifier la disponibilité des produits à l’aide de l’outil de gestion des stocks de l’entreprise et de ses consignes d’approvisionnement pour déterminer les délais de livraison et les éventuels besoins en approvisionnement
    4. Contrôler la conformité de la vente en comparant les documents commerciaux créés avec le système d’information (SI) de la TPE/PME pour traiter les éventuelles anomalies
    5. Délivrer une information commerciale ou technique de niveau 1 aux clients en exploitant les données à disposition dans les logiciels de GRC, de gestion commerciale et de gestion d’agenda pour répondre aux sollicitations et réclamations des clients
    6. Assurer l’interface entre les acteurs internes (comme le gestionnaire de stock, le livreur, le service comptabilité, etc.) et externes en consignant dans le logiciel de GRC les échanges et événements relatifs à la vente pour en fluidifier le déroulement
  • Bloc 2

    Assister les services périphériques à la fonction commerciale de la TPE/PME dans leur quotidien

    Ses 7 compétences
    1. Accueillir les contacts entrants (physique, téléphone, mail, etc.) en adaptant la réponse à l’interlocuteur et au contexte pour filtrer et orienter les demandes auprès des personnes ou services compétents
    2. Élaborer des documents de communication destinés aux interlocuteurs internes et externes en choisissant le mode de communication et le support informatique adaptés (courrier, note de service, formulaire, etc.) […]
    3. Procéder à des relances (client, prospect, etc.) en préparant les messages et supports types adaptés aux différentes situations pour traiter notamment les cas d’absence de réponse, d’impayés ou de pièces manquantes
    4. Organiser des réunions, rendez-vous et événements en tenant compte des opportunités liées aux nouvelles formes d’organisation du travail et aux disponibilités des participants et partenaires à l’aide des outils de communication collaboratifs pour optimiser l’efficacité opérationnelle
    5. Classer, en triant, rangeant et supprimant les documents administratifs dans le respect des règles d’archivages et du RGPD pour permettre un accès rapide et aisé aux données afin de sécuriser l’information dans une démarche RSE
    6. Produire des synthèses chiffrées et graphiques sur l’activité de l’entreprise à partir de la collecte de données dans le SI interne et à l’aide d’un outil numérique de type tableur ou grapheur pour alimenter les tableaux de bord de pilotage de la TPE/PME
    7. Sélectionner les fournisseurs d’un produit ou d’un service en construisant un tableau d’aide à la décision à partir des critères économiques, sociaux-environnementaux et de qualité de la TPE/PME pour réaliser les achats dont il a la charge
  • Bloc 3

    Contribuer à la fidélisation des clients et au développement du chiffre d’affaires des TPE/PME

    Ses 6 compétences
    1. Qualifier les fichiers clients et prospects au sein des logiciels de GRC ou de gestion commerciale en collectant les informations disponibles en interne et en externe, dans le respect de la législation, pour préparer la segmentation du public selon la demande du commercial […]
    2. Recueillir les besoins des prospects dans une démarche de prospection active respectueuse du RGPD, en utilisant les techniques (questions ouvertes, reformulation…) de communication et les scripts de l’entreprise pour permettre au commercial d’élaborer une proposition adaptée
    3. Effectuer une veille commerciale et concurrentielle répondant aux critères fixés par l’entreprise, en mettant en place des collectes d’informations […]
    4. Réaliser des campagnes d’e-mails personnalisés en utilisant les logiciels de GRC, d’e-mailing et/ou de traitement de texte pour promouvoir un événement, un produit ou un service auprès des prospects ciblés, dans le respect du RGPD et des recommandations de la CNIL
    5. Animer le site internet de l’entreprise en publiant informations et conseils, événements, documents à télécharger, abonnement à une newsletter, etc. pour assurer une présence continue de l’entreprise sur le web
    6. Interagir sur les contenus et avec les membres des réseaux sociaux sur lesquels l’entreprise est présente, en identifiant les conversations pertinentes dans lesquelles partager articles, commentaires, mentions, pour augmenter les opportunités de contact

Pour chaque bloc, une mise en situation professionnelle reconstituée, écrite et individuelle, réalisée sur poste informatique. Source des libellés : fiche RNCP38625 du répertoire national des certifications professionnelles. Un libellé terminé par « […] » est abrégé : son texte entier figure sur la fiche.

Dans le groupe

Le fabricant et sa force de vente

Le stagiaire y retrouve Tessalis, son unité de production, et son atelier de marquage, l’Atelier Flocage de la Barse : les mêmes salariés, les mêmes clients, les mêmes chiffres d’un dossier à l’autre.

Dans le même lieu : Négociateur technico-commercial · Conseiller commercial · Assistant commercial · BTS Négociation et digitalisation de la relation client · Responsable de développement commercial

Les 44 titres Le principe

Et maintenant

Voyons-le sur vos titres.

  1. Une démonstration de 20 minutes

    Sur rendez-vous, avec Xavier, en partage d’écran : le parcours du stagiaire, la correction, le relevé, votre marque.

  2. Vos dossiers, relus avec vous

    Nous regardons ensemble les dossiers de votre titre et ce que vos formateurs, auditeurs et jurys attendent.

  3. Vos promotions, accueillies en sécurité

    Avant l’arrivée de vos stagiaires, nous vérifions avec vous l’hébergement et les protections de votre école. Nos tarifs vous sont présentés pendant l’échange, selon la taille de vos promotions.

Parlons-en

Une question, une démonstration, un titre qui manque : écrivez-nous.

Xavier

Téléphone
04 82 83 93 35
E-mail
contact@ormia.fr
LinkedIn
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